職場英語｜「Please find attached」點用？「請查收附件」仲有咩寫法？

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為何「Please find attached」已經過時？

「Please find attached」這一表達方式在商業書信中曾經被廣泛使用，然而，隨著商業溝通風格的變化，這種用法已經不再符合現代的需求。首先，這句話的結構較為冗長，實際上只是提醒收件人注意附件的存在，並未提供額外的信息。現代商業溝通強調簡潔和效率，因此，使用更直接的表達方式能更有效地傳遞信息。

此外，「Please find attached」是一種祈使句，其本質上並不是一個真正的請求。這樣的語言風格在當前職場中顯得不夠自然，可能會讓人感覺到距離感。因此，許多專家建議使用更友好且直接的替代用法，以增強溝通的親和力和效率。

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現代商業電郵中推薦的用法

隨著對商務溝通要求的提升，許多新的表達方式逐漸取代了「Please find attached」。以下是一些推薦的替代用法：

• I’ve attached the document for your review. 這種表達方式清楚明瞭，能夠直接告訴收件人附件的內容。
• Attached is the report you requested. 這句話簡潔而有效，適合在回覆之前有過請求的情況下使用。
• Please have a look at the attached file. 當你希望收件人給予反饋時，可以使用這種更具邀請性的語氣。
• Here is the information you asked for. 此句適合用於提供特定信息或文件時，讓整體語氣更為輕鬆。
• The document you requested is attached. 當需要強調附件內容與收件人之前要求有關時，此句非常合適。

這些替代用法不僅能夠提高電郵的專業性，同時也能讓收件人感受到更友好的溝通氛圍。

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使用更友好的語氣

在撰寫商業電郵時，除了簡化語言外，使用更友好的語氣也能提升整體專業形象。例如，可以考慮以下幾種表達方式：

• Kindly review the attached document. 當你希望透過此封郵件獲得收件人的回覆或反饋時，這種用法非常合適。
• I hope you find the attached report helpful. 這樣的表達不僅顯得禮貌，同時也讓收件人感受到尊重和重視。
• Feel free to reach out if you have any questions regarding the attachment. 提供進一步幫助的同時，也展現了你的專業態度和願意合作的姿態。

這些友好的表達方式能夠讓收件人感受到你的誠意，有助於建立良好的工作關係。

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常見錯誤用法

在撰寫電子郵件時，許多人仍然習慣使用過時的表達方式，如「Enclosed please find」或「As per our previous conversation」。這些陳腔濫調可能會影響到你的專業形象，因此應該避免使用。相反，可以選擇更加直接和清晰的表達方式，以便讓收件人快速理解信息。例如：

• As per your request… 可以改為 As you requested…
• Attached please find… 可以改為 Attached is…

這樣的小改變可以顯著提升你的電子郵件質量，使其更符合現代商務溝通的需求。

在撰寫商業電郵時，選擇合適的語言可以顯著提高溝通效率。「Please find attached」雖然曾經是標準用法，但現在有許多更有效且自然的替代選擇。建議讀者在日常工作中實踐這些新用法，以提升自己的職場溝通能力。同時，也應該注意保持語言風格的一致性和專業性，以便在不同情境下都能自如應對。

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