10個傳送電郵的常見錯誤 用Hello沒人情味 用Dear會太正式 | 職場制勝
撰文:Smart ED編輯部|圖片:unsplash|資料來源:CNBC MAKE IT
以下是十個最常見的錯誤以及解決方法:
第一,在「To」行中放置太多人
其實是越少越好。你只是需要向最重要的那一個人發送電郵。
在「收件人」那一行,只添加你想直接說話的人,例如請求工作需要的老闆或項目團隊成員。
第二,發送錯誤的電郵地址
在發送之前,請務必仔細檢查你發送郵件的電子郵件地址是否正確。
另外,要用工作郵件發送工作上相關的電郵,不要使用私人郵件。
以免你私人郵件,過濾了來自客戶的電郵放在垃圾郵件箱中。
獨立工作郵件和私人郵件也能助你將郵件分門別類地處理和回覆。
第三,標題空泛
很多人傳送電郵往往將重點放在電郵內容而忽略了標題的重要性。
但其實標題是收件人第一眼看到的內容,所以標題是應該需要是電郵內容的重點,令到人一看到你的標題就知道發送電郵的目的。
第四,不適當的問候語
在大多數情況下,「Hi」是一個不錯的問候語。
Hello:沒人情味
Dear:太正式
To Whom It May Concern or Dear Sir or Madam:過於正式
Hey:太不正式
不過電郵用語是因人而異,如果是同事之間的電郵,就無需過份拘謹,但是如果是上司和客戶,都可以稍為正式。
第五,沒有介紹自己
很多人在電郵就只顧在說,但就忘記了要介紹自己和職位。
所以在說你想表達的內容之前,應該先自我介紹。
第六,使用太多感嘆號(!)
用感嘆號在開始和結束對話大致上沒有問題,比如: 「早安!」或「祝你有美好的一天!」,這些都是完全可以接受的。
但是如果你在一些句子加上感嘆號,例如:「請盡快讓我知道!」、「請盡快回覆!」,你就很容易被誤解。
第七,將最重要的訊息放在最後
不要將你最重要的訊息放在電郵的最後,在電子郵件的開頭,就要開宗明義地陳述你的意圖。
比如你邀請與客戶見面,就應該是一開首說明,再陳述原因,這會比較適合。
第八,使用縮寫的句子來表達
避免你用在傳送給朋友的短訊中使用的縮寫放在工作電郵,例如「LOL」(大笑),「BTW」(順便說一下),「IDK」(我不知道)。
這些縮寫感覺上,是過於隨意的語氣。
第九,用粗魯的語調
在發送之前,至少要翻閱兩次,不但是為了語法正確和校對,最重要是看語氣和態度是否恰當。
這意味著,不要發送帶著憤怒或諷刺的電郵。
第十,通過電話(或面對面)聯絡
有時,最好拿起電話或與人面對面交談,而不是通過電子郵件進行交談。
電話和面對面有更即時的交流和溝通,效果可能會更好。