3類電郵溝通常犯英文簡寫錯誤 ASAP、FYI應否出現？｜Ken Ng

職場

Feb 27 2020

跟上司溝通的電郵，讀者是否曾犯過不少錯誤？今期談談一些英語簡寫，可能引致的問題。

撰文：Ken Ng （KEN哥哥）｜圖片：Unsplash

跟上司溝通的電郵，一般來說應該用semi-formal（半正式）的寫作風格。

Contractions（收縮寫法）

一般的contraction（短寫）可以接受，但是最低限度也要保證正確。以下的常見英文短寫錯誤，不少native English speaker（英語為母語用者）也會常犯。

Its =“它的”
It’s =“它是”
例如： We need to focus on its strength； It’s strength that what’s most important.

Your=“你的”
You’re = You are =“你是”
例如： Your patience is greatly appreciated； You’re a patient person.

There =“在那裏”
They’re =“他們是”
Their =“他們的”
例如： The food is right there；They’re all hungry；The students each brought their lunch.

有不少名稱過於複雜，為了避免重複，經常選擇用abbreviations（簡稱）。HKU = Hong Kong University，一般來說不需要過多解釋。但過分使用abbreviations，就會令到訊息不明顯。

例如：BTW, the project on MRC needs to be done ASAP. The REC employees are working with HKU and they need a response soon.

雖然BTW和ASAP應該明白。但是MRC、和 REC和HKU的意思，在信件上並不夠明顯。HKU是Hong Kong University還是Hong Kong Union? 雖然使用簡稱可以接受，但是我們亦應該體諒閱讀者的感受。

在書寫之前，應該考慮究竟對方會否明白我們的意思呢？最安全的做法就是儘量減少使用簡稱。雖然如此，以下是一般電郵上可以接受的abbreviation。

給上司的電郵不應該含糊。在電郵上你應該有足夠的寫作空間，去清楚地列明你想傳遞的訊息。盡量避免vague（含糊的語言），以下有一些常見的需要避免的含糊字眼：Some、 Many、 Certain、 May、 Thing、 Most、Generally。