如何撰寫 讓客戶秒回商務郵件

很多關於商務郵件的書籍或文章的作者都會告訴你，發送郵件時一定要遵循一些規則：簡潔明瞭，條理清晰，主旨明確。
通常一封完整的商務郵件，包含以下幾個部分：稱呼、開篇、正文、結束語、禮貌問候。

Dear後要加姓氏或名字

（一）Salutation（稱呼）：開頭的稱呼大多數人都不太注意，然而細節有時可以決定成敗。
用 「Dear」作為郵件的開頭是沒有問題的，但很多人卻忘了在後面寫上人名。
在電子郵件中，「Dear」一字後面一定要有「人」的名字。
因為翻譯的原因，很多人都認為Dear是一個關係很親密的稱呼，但在外國人眼裏這個Dear詞其實很正式，就像我們寫信時的「尊敬的」、「敬愛的」等。

所以在寫郵件時，「Dear」適合用在比較正式的場合，表示對他人的尊敬；隨後可以加上姓氏或名字。
如果不知道對方的名字或只是寫一封普通郵件，開頭可以選擇「Greetings」或「Hi there」。
但千萬別使用 「Dear Sir」和「Dear Madam」，這種說法過於老套，可能會讓人覺得寫電郵者沒用心查找對方的名字，稍顯冒犯；另外，「To whom it may concern」也不建議使用。
一般的稱呼如下：Dear Mr./Ms. Smith（具體某人）；Dear Prof.（教授）/Dr.（博士）+姓氏（頭銜、職位）。

表達友好問候

（二）Starting（開篇）：對大多數商務郵件的開篇而言，我們可通過提及與客戶之前的接觸，來表達友好的問候。
首先可以提及閣下與客戶的「交情」並表示感謝。例如感謝客戶與你見過面、共進過晚餐、拜訪過公司、在展會上聊天，或通過電話談話。
如果沒有的話，則可感謝對方的來信（即使沒有及時回覆，也表示感謝）。
例如：「Thank you for your（kind）letter of January 15th.」（感謝閣下在1月15日的來信）。
例如：「It was a pleasure meeting you at the conference this month.」（很高興在本月的會議上認識你）。

例如：「I do appreciate your patience in waiting for a response.」（感謝你耐心等待我的回覆）。
例如：「Thank you for contacting us.」（感謝你聯繫我們）。
例如：「It was a pleasure meeting you in Shanghai last month.」（上個月在上海見到閣下很高興）。
例如：「In reply to your request」 （回應閣下的要求）。
例如：「I would just like to confirm the main points we discussed on Friday. 」（我想確認我們在週五討論的要點）。

在簡單寒暄後，就可直接點明寫信的目的。請注意，表達意圖時要簡潔明瞭，避免讓客戶失去閱讀的興趣。

向客戶表述訴求

（三）Stating the main point（點明主旨）：這部分是郵件的重點，須向客戶表述主要訴求。
比如讀者寫郵件是為了請求客戶幫忙、提供報價、詢問問題、回應需求，或提供證明材料等。通常會用到以下句子表達。
例如：「We are writing to inform you that/ to confirm/to request/to enquire about」（我們寫信是為了通知/確認/請求/詢問）。

例如：「I recently read/heard about…… and would like to know…… 」（我最近聽說……因此想要知道……）。
例如：「We’d like to invite you to a meeting on May 15th.」（我們想邀請你參加5月15日的會議）。
在做這部分表述時，可以使用以下短語：
•Making a request（請求幫忙）：「We would appreciate it if you would…… 」（如果你願意……我們將不勝感激）。

「It would be helpful if you could send us…… 」（如果閣下可以給我們發送……將會很有幫助）。
「I would appreciate your immediate attention to this matter.」（感謝你對此事的關注）。
•Offering help（提供幫助）：「Would you like us to……?」（你希望我們……嗎？）
「We are quite willing to」（我們非常樂意）。
•Giving good news（通知好消息）：「We are pleased to announce that……/to inform you that/to learn that…… 」（我們很高興告知（宣布/通知/了解）……）。

•Giving bad news（通知壞消息）：「I’m afraid it would not be possible to…… 」（我恐怕……不能……）。
「After careful consideration we have decided（not） to」（經過深思熟慮，我們決定）。
（四）Closing（結束語）：郵件的最後一段通常會客氣地寒暄，表達對客戶的期待（期待回覆或意見反饋等）。常見表達如下：
例如：「Please accept our thanks for the trouble you have taken.」（有勞貴方，不勝感激）。

例如：「We should be grateful for your trial order.」（如閣下試訂貨，我們將不勝感激）。
例如：「Looking forward to your reply.」（期待你的回信）。
（五）Ending（問候）：郵件最後一段通常會寫上對客戶的誠摯問候，常見表達有：Sincerely/ Yours sincerely/Yours truly/Best wishes/ Warm regards/All the best/Best of luck等。希望這些例句能幫到讀者！