10個傳送電郵的常見錯誤 用Hello沒人情味 用Dear會太正式 | 職場制勝

撰文：Smart ED編輯部｜圖片：unsplash｜資料來源：CNBC MAKE IT

以下是十個最常見的錯誤以及解決方法：

第一，在「To」行中放置太多人

其實是越少越好。你只是需要向最重要的那一個人發送電郵。

在「收件人」那一行，只添加你想直接說話的人，例如請求工作需要的老闆或項目團隊成員。

第二，發送錯誤的電郵地址

在發送之前，請務必仔細檢查你發送郵件的電子郵件地址是否正確。

另外，要用工作郵件發送工作上相關的電郵，不要使用私人郵件。

以免你私人郵件，過濾了來自客戶的電郵放在垃圾郵件箱中。

獨立工作郵件和私人郵件也能助你將郵件分門別類地處理和回覆。

第三，標題空泛

很多人傳送電郵往往將重點放在電郵內容而忽略了標題的重要性。

但其實標題是收件人第一眼看到的內容，所以標題是應該需要是電郵內容的重點，令到人一看到你的標題就知道發送電郵的目的。

第四，不適當的問候語

在大多數情況下，「Hi」是一個不錯的問候語。

Hello：沒人情味

Dear：太正式

To Whom It May Concern or Dear Sir or Madam：過於正式

Hey：太不正式

不過電郵用語是因人而異，如果是同事之間的電郵，就無需過份拘謹，但是如果是上司和客戶，都可以稍為正式。

第五，沒有介紹自己

很多人在電郵就只顧在說，但就忘記了要介紹自己和職位。

所以在說你想表達的內容之前，應該先自我介紹。

第六，使用太多感嘆號（！）

用感嘆號在開始和結束對話大致上沒有問題，比如： 「早安！」或「祝你有美好的一天！」，這些都是完全可以接受的。

但是如果你在一些句子加上感嘆號，例如：「請盡快讓我知道！」、「請盡快回覆！」，你就很容易被誤解。

第七，將最重要的訊息放在最後

不要將你最重要的訊息放在電郵的最後，在電子郵件的開頭，就要開宗明義地陳述你的意圖。

比如你邀請與客戶見面，就應該是一開首說明，再陳述原因，這會比較適合。

第八，使用縮寫的句子來表達

避免你用在傳送給朋友的短訊中使用的縮寫放在工作電郵，例如「LOL」（大笑），「BTW」（順便說一下），「IDK」（我不知道）。

這些縮寫感覺上，是過於隨意的語氣。

第九，用粗魯的語調

在發送之前，至少要翻閱兩次，不但是為了語法正確和校對，最重要是看語氣和態度是否恰當。

這意味著，不要發送帶著憤怒或諷刺的電郵。

第十，通過電話（或面對面）聯絡

有時，最好拿起電話或與人面對面交談，而不是通過電子郵件進行交談。

電話和面對面有更即時的交流和溝通，效果可能會更好。