開會不等於溝通｜我做Marketing專欄

上兩星期芳芳在線上主持了一個有香港及美國同事參與的會議。會議還有芳芳的上司參與。會後不久，芳芳收到兩位與會同事的私訊，內容如下：

「Kudos to you if your meetings are generally like that!」；「Bless your heart!」

他們都是芳芳兩位較熟悉的同事，平時除了公事外，都會閒聊幾句。雖然一位身在美國；一位身在香港，他們在會後都不約而同地安慰芳芳。
大概是因為在會上，芳芳上司的行為，的確令人印象深刻：

1. 經常打斷其他同事發言；
2. 對自己曾經在之前的會議或電郵提及過的事情及細節，並沒有印象，經常要花時間recap；
3. 不信任同事的陳述，要再經自己找的第三者核實；
4. 愛在會議中利用air time寫電郵、抄筆記和找資料，變相要所有與會者看著她工作。

有說「沒準備便去開會的人，其實是偷取了有備而來的人的時間。」但由於芳芳的上司比在線的每一位都較高級，所以所有與會者只好默默配合。
原本一小時的會議，最終開近一個半小時。還未計上司在會後立即打電話給芳芳，補充會上的要跟進的工作，那通電話又是20分鐘。

所以每次芳芳跟她上司開會，其實都非常花時間、費心力；而完成會議後要寫的會議紀錄，還有一大堆需要跟進的，又已佔用了芳芳一大半的office hour。久而久之，芳芳其實已經很恐懼有她上司參與的會議。

別吝惜鼓勵及認同

但今次會議之後，芳芳竟然收列兩位同事的blessing，她心中還是有一份莫名的感動。重點是原來不只是芳芳有這種感覺，這兩句blessing，像是對芳芳的價值觀及處事態度的認同，芳芳不再是孤軍作戰。

所以人在職場，請不要吝惜你給其他人的一句鼓勵及認同說話，一個private message、一句「加油」都可能是其他人絕望中的一點曙光。有些上司、有些事情我們還是每天要面對，就像是開會。每天開那麼多會，有時只是為了讓人心裏好過一點。

其實開會這回事只在乎是否有效，並不在乎長短或多少。因為有時開了三小時會議，並不等於溝通了三小時。