番茄工作法4大原則和步驟 讓你超高效率工作！台灣IQ180大臣唐鳳都沿用「番茄鐘」20年
撰文：經一編輯部｜圖片：unsplash
「台灣天才IT大臣」唐鳳也沿用番茄鐘20年 甚麼是番茄工作法？
「台灣天才IT大臣」唐鳳早前接受媒體專訪時，提到自己20年來都慣用番茄工作法，因而引起廣泛討論。
番茄工作法是一個時間管理的方法，由Francesco Cirillo於1987年發明，當時他為了完成某社會學書籍的一個章節，拿來廚房裡的一個番茄鐘，為自己定下目標，在接下來的2分鐘裡集中精神讀書。自那時起，他便開始研究高效的工作和時間管理模式，如研究番茄鐘每次應設定多久、一天裡能完成多少個番茄鐘、每次番茄鐘之間休息多久等等，後來便成為廣為人知的番茄工作法。
間歇性高度集中工作25分鐘
簡單而言，番茄工作法是間歇性高度集中工作的模式，方式如下：
- 每個番茄鐘維持25分鐘，期間高度集中於計劃好的工作之上
- 休息5分鐘後再開始另一番茄鐘
- 每完成4個番茄鐘便可安排一次時間較長的休息時間，介乎15至30分鐘
你只需要一個計時工具，以及計劃和記錄執行進度，便可以開始執行番茄工作法。
番茄工作法的數個原則和注意事項
正式解說執行番茄工作法的具體步驟之前，先了解幾個執行番茄工作法的原則和注意事項：
- 能清楚看到計時器和剩餘的時間
- 每個番茄鐘不可打斷，即那25分鐘都必須全部用來工作，因此講求高度集中
- 每個番茄鐘不可分割，即每個工作時段都必須為25分鐘，不能分割為半個（12.5分鐘）或五分一個（5分鐘），亦不能「做埋先」而做多過25分鐘
- 到休息時間時，必須真的放下手頭上的工作，亦不要處理複雜的工作，最多處理一些輕鬆的事務，或調整當日的工作計劃
執行番茄工作法的步驟
1. 計劃
先按優先次序排列當日的工作事項，並另外劃分臨時緊急事項欄目，以便臨時加入其他工作事項並再作調整。
就著每個工作事項，估計自己需要多少個番茄鐘的時間（每個25分鐘）才能完成。假如那些事項毋須25分鐘才能完成，你可以將數個小項目放於同一個番茄鐘之中。假如該事項需要超過5至7個番茄鐘才能完成，即代表這個task太複雜，最好再拆成幾個工作事項。
2. 展開番茄鐘
當番茄鐘開始後，便必須運作25分鐘，只以完成這個番茄鐘的工作為目標，過程中最難的是抵受干擾。
假如你在番茄鐘開始後突然想起一些待辦事項，例如起身斟水，或回覆WhatsApp，又或是查看email等，先在記錄表上寫下記號，簡單如「’」亦可，再決定何時完成這些事項。假如不是那麼緊急，便可先將事項和其deadline記在記錄表上，稍後再安排番茄鐘處理；假如是緊急事項，需要在當天處理，便納入臨時緊急事項欄目。之後便繼續手頭上的工作。
在完成那個番茄鐘後，或每4個番茄鐘後，你都可以先檢視或安排這些待辦事項，假如是緊急事項，便可先在緊接的番茄鐘中完成。
假如你提早完成工作，並把握餘下的時間再作檢查。
3. 休息
每完成一個番茄鐘後，應確切讓腦袋休息放鬆，否則便會影響在其後的番茄鐘的集中度。當完成4個番茄鐘後，便休息15至30分鐘，外出走走也不妨。
假如你有其他的瑣碎事項需要處理，可以在休息時間期間記下，並撥入之後的番茄鐘時段之中。
4. 記錄、檢視和反思每個番茄鐘
每完成1個番茄鐘後，在記錄表上寫下記號，重點不在完成事項的細節，而是在於完成工作事項所需的精力，即番茄鐘的數目。而當完成一個工作事項時，便劃去該項。
在每日完成工作後，可以檢視一下自己每項工作實際用了多少時間，以及與完成計劃的數目相差多少，以便你將來能更加準確計劃工作。
其次是檢視整日下來的干擾和待辦事項，能讓你更易理解自己的腦袋在集中工作時冒出的想法和念頭，亦能讓你察覺是否有些工作事項應納入計劃之中。
假如番茄鐘被中斷，該怎麼辦？
由於不能分割番茄鐘，假如你在集中工作10分鐘後有緊急事項必須立即處理，而打斷工作進度，該番茄鐘便只好作廢，休息5分鐘後再重新開始一個新的番茄鐘。
而事實上，大部分我們以為需要立即處理的事項，都可以遲10至15分鐘才處理。假如你在開始番茄鐘不久後便受到干擾，而該事項是無法待20分鐘後才處理，或可先行處理再重新計算番茄鐘。
面對干擾時，先想想哪些項目能等待完成這個番茄鐘後才處理；如果可以，便立刻在記錄表上記下，在休息時間過後或在之後的番茄鐘才處理。
用甚麼計時器和記錄工作進度最好？
市面上有不少手機App或電腦軟件用以執行番茄工作法，包括計劃、計時和記錄等功能。
然而，大家應以盡量簡單為原則，不要令記錄變得過於繁複。
其實最好還是回歸紙筆，避免每次完成一個番茄鐘或臨時記下新增工作時又得打開手機輸入，頂多是利用一些番茄鐘計時App，免卻每次調校鬧鐘的時間。
編排番茄鐘的例子
番茄鐘工作法實際實行起上來時，可以如何編排？
假設陳小姐的工作時間是上午9時至下午5時，首個番茄鐘可用於回顧昨日工作和計劃今日全日的工作計劃，然後展開一組4個番茄鐘。
然而第2個番茄鐘才進行了一半時便被老闆打斷，陳小姐決定暫停手上的番茄鐘。
開完短暫的會議後已是10時15分，陳小姐再重新開始第2個番茄鐘；完成第4個時已是12時，便開始午飯時間，好好休息。
陳小姐下午1時返回辦公桌，再完成4個番茄鐘後已經是下午3時，休息30分鐘後距離下班時間只剩下一個半小時，此時便可開始一組3個番茄鐘，最後一個用以好好記錄並回顧是日工作。
找出最好的節奏 調整出你的番茄鐘長度
每個人的集中力和工作習慣各異，大家可以稍微調整番茄鐘和休息時間的長度。一般而言，工作時間最好還是不要超過40分鐘，而休息長度亦需以不要打斷工作節奏的原則為主。
不要著眼於浪費了多少時間
令拖延症的人最折騰的是眼白白看著時間流逝，卻沒能完成一件事。有時或許是出於逃避，又或是感覺無從入手，焦慮和自責的感受便隨之而來。
而番茄工作法對於習慣拖延的人來說，可以幫助他們先於接下來的番茄鐘中集中工作。假如該工作事項過於複雜，便直接利用這個番茄鐘作規劃，將工作拆成幾個細項，總之就不要坐著呆等。
最初開始試行番茄工作法，未必可以很理想地全日工作8小時便徹底完成16個番茄鐘。如果可以完成一組4個番茄鐘便算很不錯，往後再逐步提升至更多的番茄鐘。
假如一開始集中25分鐘已很困難，您可以先嘗試設定10分鐘，再逐漸增加至25分鐘。
最後，便是通過番茄鐘工作法再進一步提高自己的工作效率。當你認為某些工作其實可以用更少的番茄鐘去完成，便可透過每日的工作紀錄去找出自己可如何進步。
番茄工作法 Mac app、Chrome extension、手機App推介
1. 小番茄: 番茄工作法 & 任務清單
這個App能在應用於Mac、Windows和手機，亦能新增於Chrome。雖然此App大部分內容都需要另外收費，但不乏最基本的計時功能。在電腦上安裝後計時，能讓你清楚看到番茄鐘剩餘的時間。
2. 番茄工作摟
這是Chrome的線上應用程式，除基本的計時功能外，更有封鎖部分網站和記下待辦事項的功能。
3. Pomotodo
Pomotodo支援iOS、Android、Mac、Windows和Chrome extension。這個App的待辦事項能加入hashtag而區分不同的工作事項，一天完結後亦會有全面的紀錄和時間表。更厲害的是，這個App能分析你在哪些日子、時間的效率最高，以便你將來能全面分析和回顧自己的工作安排。
