文書處理大匯集 6個高效Email技巧+52個WORD EXCEL PPT快捷鍵
文：K.K.
在講求效率的職場，懂得撰寫一封簡潔清晰的電郵，簡直是高效工作的恩物！造福自己，亦照亮他人。
專為《Inc.》雜誌網站撰寫科技文章的John Brandon提出了6個簡單而又常被人忽視的email skillssssss。
Well~ 真的，非常簡單，而你⋯⋯又做得到？【溫柔tone，表示絕不敢挑釁~】Check it out!
06｜回覆對方你已收到信
當發出電郵的一刻，心頭大石已放下一半。還有一半？有賴於收件者填補。
到底我的電郵是否順利寄出？他是否收到通知？一天未收到回覆，一天有半塊大石懸在半空⋯⋯【well~ 心寬者除外。】
將心比心。只需花10秒，簡單的一句「已收到，謝謝」(Well noted / received with thanks.)，既可幫你呈現職場的專業形象，又可令對方安樂地將精力花在其他事上，win-win!
05｜刪減至少一個字
自認說話簡潔者，可略。
摁「寄出」前，快速掃視內容，總有一、兩個讀起通順，卻毫無存在價值的字眼，英文中尤以”that” 為表表者。 若發現冗字，咪猶豫，del!
04｜講重點
省略「我知道你很忙，但是⋯⋯」之類的客套說話。【然而⋯⋯對住公司各位大大，這的確需要勇氣。】
查實，堅持單刀直入，羅列重點，真的是為原本忙碌的對方做善事啊。讓其在百忙之中更快地掌握事情，慳得一秒得一秒！
03｜避免網絡潮語
要知道，並不是個個都如你般跟得上潮流。一連串的短雞腸 “lol”, “ttul”, “DQ”, “Dickson”，又或是令一般人看不清想不透的「十卜」、「94狂」、「藍瘦香菇」和「87分不能再高了」⋯⋯為己為民，請忍手，等你找到擁有共同語言的人，再切磋切磋吧。
What? 你想叫我再解釋解釋上面的「看不清想不透」？No no no，為了有專業形象的體現，我拒絕解釋。【除非⋯⋯⋯⋯⋯⋯你留言問，keke。】
02｜簡單結尾
來到尾聲，蚊都瞓了。當然是愈簡潔愈好啊！重要事請在開門見山時便交代完。【正如這篇文 XD】
01｜簡化簽名
簽名檔後，若可一眼找到你的電話聯絡方式，便是再好不過了！
嗱~ 無呃你，這6點真的很簡單吧？
除了以上6個高效Email技巧外，打工仔用電腦做文書處理，很多時都要用上WORD，EXCEL及PPT，以下在52個快捷鍵，一定要識。
WORD 20大 快捷鍵！
1｜粗體
WINDOWS: CTRL + B
MAC: COMMAND + B
2｜斜體
WINDOWS: CTRL + I
MAC: COMMAND + I
3｜底線
WINDOWS: CTRL + U
MAC: COMMAND + U
4｜不給空格加底線
WINDOWS: CTRL + SHIFT + W
MAC: COMMAND + SHIFT + W
5｜雙底線
WINDOWS: CTRL + SHIFT + D
MAC: COMMAND + SHIFT + D
6｜縮小字型
WINDOWS: CTRL + [
MAC: COMMAND + [
7｜放大字型
WINDOWS: CTRL + ]
MAC: COMMAND + ]
8｜變更字母的大小寫
WINDOWS: SHIFT + F3
MAC: SHIFT + F3
9｜靠左對齊
WINDOWS: CTRL + L
MAC: COMMAND + L
10｜靠右對齊
WINDOWS: CTRL + R
MAC: COMMAND + R
11｜文字置中
WINDOWS: CTRL + E
MAC: COMMAND + E
12｜左右對齊
WINDOWS: CTRL + J
MAC: COMMAND + J
13｜單倍行距
WINDOWS: CTRL + 1
MAC: COMMAND + 1
14｜1.5倍行距
WINDOWS: CTRL + 5
MAC: COMMAND + 5
15｜雙倍行距
WINDOWS: CTRL + 2
MAC: COMMAND + 2
16｜全選
WINDOWS: CTRL + A
MAC: COMMAND + A
17｜向左 or 右選取最接近的一個字
WINDOWS: 先「F8」，後「向左 or 右鍵」
MAC: 先「F8」，後「向左 or 右鍵」
***按「esc」退出延伸選取模式
18｜擴大選取範圍至整句、段落、全文
WINDOWS: 重複F8
MAC: 重複F8
***按「esc」退出延伸選取模式
19｜縮小選取範圍
WINDOWS: Shift + F8
MAC: Shift + F8
***按「esc」退出延伸選取模式
20｜插入註解
WINDOWS: ALT + R，C
MAC: COMMAND + OPTION + A
EXCEL 20大 快捷鍵！
1｜加入超連結
WINDOWS: CTRL + K
MAC: COMMAND + K
2｜在同一個輸入格中開新一行
WINDOWS: ALT + ENTER
MAC: CONTROL (or COMMAND) + OPTION + ENTER
3｜輸入目前日期
WINDOWS: CTRL + 分號 (;)
MAC: CONTROL + 分號 (;)
4｜輸入目前時間
5｜轉換為兩位小數的貨幣格式（負數以括弧和紅字表示）
WINDOWS: CTRL + SHIFT + $
MAC: CONTROL + SHIFT + $
6｜變為無小數位數的百分比格式
WINDOWS: CTRL + SHIFT + %
MAC: CONTROL + SHIFT + %
7｜變為通用數字格式
WINDOWS: CTRL + SHIFT + ~
MAC: CONTROL + SHIFT + ~
8｜隱藏選取的列
WINDOWS: CTRL + 9
MAC: CONTROL + 9
9｜取消隱藏選取的列
WINDOWS: CTRL + SHIFT + (
MAC: CONTROL + SHIFT + (
10｜隱藏選取的欄
WINDOWS: CTRL + 0
MAC: CONTROL + 0
11｜取消隱藏選取的欄
WINDOWS: CTRL + SHIFT + )
MAC: CONTROL + SHIFT + )
12｜顯示／隱藏公式
WINDOWS: CTRL + ~
MAC: CONTROL + ~
13｜加入外框
WINDOWS: CTRL + SHIFT + &
MAC: COMMAND + OPTION + 零 (0)
14｜移除外框
WINDOWS: CTRL + SHIFT + _
MAC: COMMAND + OPTION + _
15｜開啟新檔
WINDOWS: CTRL + N
MAC: COMMAND + N
16｜列印
WINDOWS: CTRL + P
MAC: COMMAND + P
17｜插入註解
WINDOWS: SHIFT + F2
MAC: SHIFT + F2
18｜在Sheet之間轉換
WINDOWS: CTRL + PAGE UP (or PAGE DOWN)
MAC: OPTION + 方向鍵（左／右）
19｜眾裡尋「你想要的內容」
WINDOWS: CTRL + F
MAC: COMMAND + F
20｜另存新檔
WINDOWS: F12
MAC: F12
POWERPOINT 12大 快捷鍵！
1｜複製選取的投影片
WINDOWS: CTRL + SHIFT + D
MAC: COMMAND + SHIFT + D
2｜插入新投影片
WINDOWS: CTRL + M
MAC: CONTROL + M、SHIFT + N
3｜從頭開始放映
WINDOWS: F5
MAC: F5
4｜從當前投影片放映
WINDOWS: SHIFT + F5
MAC: COMMAND + RETURN
5｜在放映模式中，轉換至指定的投影片編號
WINDOW: 編號 (eg. 2) + ENTER
MAC: 編號 (eg. 2) + ENTER
6｜在放映模式中，顯示全黑畫面
WINDOWS: B or 句號 (。)
MAC: B or 句號 (。)
7｜在放映模式中，轉換為筆形游標
WINDOWS: CTRL + P
MAC: COMMAND + P
8｜消除全部筆形游標的筆跡
WINDOWS: E
MAC: E
9｜轉換回箭頭游標
WINDOWS: CTRL + A
MAC: COMMAND + A
10｜結束投影片放映
WINDOWS: ESC
MAC: ESC、連字號 ( _ ) 、 COMMAND + 句號 (。)
11｜建立新簡報
WINDOWS: CTRL + N
MAC: COMMAND + N
12｜切換簡報者模式畫面
WINDOWS: ALT + F5
MAC: OPTION + RETURN
P.S. MAC用戶記得先在「系統偏好設定」中，點選「鍵盤」的「使用所有F1、F2等鍵為標準功能鍵」。
