員工福祉行先 管理在家工作無難度
撰文：經一編輯部｜圖片：iStock圖片、新傳媒資料室
較早前，香港電視（HKTV）安排所有寫字樓員工在家工作，不過內部指引相當嚴厲，一度成為熱門話題。指引內容包括，員工在家工作期間，絕對不能離家出外，包括散步、用膳、購物；將手提電話調校至響鬧模式，員工需於鈴聲三聲之內接聽；人事部不時抽樣致電員工手機或家居電話，以確認其身處位置。以上部分指引可能「過辣」，不夠人性化，但其實制定指引是好事，讓員工有原則可循，才能夠安心工作。
制定SMART目標
「正能量工作室」創辦人及領袖暨團隊潛能發展專員趙善智說：「管理層應該安排會議，解釋公司對員工在家工作的期望及要求，提出清晰的指引，最重要是與員工達致共識。」趙善智認為，管理層可以制定員工回應的指引，包括回覆內部、外部電郵及訊息的合理時間，例如三小時內、當日下班時間之前。當員工在家工作，似乎較難評核表現，管理層應該具體解釋評核機制，例如與某些目標掛鈎，即是各種的KPI（Key Performance Index）。
至於工作進度方面，可以與員工作出共識，能夠量化的工作較容易處理，例如銷售同事每天打電話給20名顧客；若是較難量化的項目，可由雙方協議完成日期、要求細節，並在期間舉行會議了解進度。
「上司可以為員工制定SMART目標，即是Specific（具體）、Measurable（可量度）、Achievable（能夠付諸實行）、Realistic（符合現實）及Time-bound（有時間限制）。」
員工在家工作，可能需要兼顧家事，管理層是否能夠容許員工彈性安排工作時間？例如將部分工作延後至晚上，方便員工照顧家庭。
尊重視像會議
在家工作少不免需要進行視像會議，管理層必須以身作則，以尊重的態度出席，包括準時參與，會議期間必須全神貫注，讓員工感到被尊重。人們的專注力有限，會議不要長過90分鐘，最好控制在60分鐘以內；否則，員工未必能夠消化太多資訊。視像會議牽涉多項設備，事前應檢查耳機、鏡頭等是否運作暢順，甚至可考慮在會議早一、兩天，將登入連結傳送給朋友，測試是否能夠順利登入。
「試想想視像會議期間，對方頭髮蓬鬆、穿著睡衣，四周燈光昏暗，背後是一張凌亂的床，大家會有甚麼感覺？」
所以出席視像會議時，無論是管理層或員工都應該整理儀容，穿著合適衣物，坐姿挺直，還要調校合適的光線。若家中環境凌亂，可以使用虛擬背景，予人尊重會議的感覺，當然還要全神貫注，與對方有眼神交流。管理層還要學懂使用各種視像會議的功能，包括展示文件、發起投票、回答查詢等等；關掉電郵及訊息提示功能，以免干擾會議；著家人避免發出聲響，也避免太多人同時使用寬頻。員工在家工作期間，往往遇上問題，經常會有quick question，若果員工數目較多，每人一個quick question，會令人應接不暇。
「管理層可以每週定期與直接彙報的員工進行單對單的視像會議，例如與A員工每週一早上開會，一次過解決問題，同時共識哪些是緊急事項，哪些情況必須即時彙報。」
此外，管理層可以每天與整個團隊舉行一次30至45分鐘的視像會議，讓員工一次過發問quick question，每個議程介乎5至10分鐘，若有更長的議題應該另約會議；管理層可以使用電子日曆，每日開放一至兩小時讓有需要的員工預約。
鼓勵網絡茶聚
「員工的生產力，很大程度上與人事有關，上司除了關心員工的工作外，同時要照顧他們的身心健康，若能以員工福祉為大前提，無論線上線下都能輕鬆管理。」管理層若能夠記下員工本人、子女及寵物的生日或重要事項，員工自然感到被關心，若反覆詢問同一個問題，很明顯是無心裝載。正常工作期間，當團隊達到某些目標，大夥會去慶祝，例如一起吃飯或分享食物，在家工作期間，也可以線上慶祝，例如在每天的例會公布，讚揚同事。
員工各自在家工作，最困難的是與同事建立關係，上司可以鼓勵員工，每週邀約另一名同事，進行單對單的網絡茶聚或視像聊天，每次歷時約30分鐘，就像平日一起相約午餐。近年不少企業舉行各式培訓或興趣班，這些也可以搬到線上進行，例如工作技巧的培訓，或者是員工感興趣的題目，讓在家工作更有趣味。
「疫情未知何時完結，企業需要準備隨時讓員工在家工作，而外國不少大企業因而發現在家工作的好處，相信這種工作模式或會成為企業的常規選擇。」
疫情對企業帶來危機，在這種情況之中，領袖更加要表現出信心、冷靜及希望，這樣才能夠帶領團隊走出危機。如何在這次危機之中，成為優秀的領袖？趙善智歸納出六個要點，包括以人為本、自學、靈活變通、善用團隊、有效溝通及真誠。
員工應自訂時間表
對於員工來說，在家工作的最大挑戰是，在自由與紀律之間取得平衡，所以員工應該建立界線、創立紀律，以提高生產力，簡而言之，就是工作時工作、遊戲時遊戲。
「我們平日上班，一般都有指定的開工及放工時間，所以在家工作也應該指定這兩個時間。」
平日，我們起床梳洗、吃早餐，然後搭車返工，步入公司一刻，就會自然進入工作狀態；在家工作免卻交通，可以安排既定程序，讓心理上過渡至工作狀態，例如起床後，飲一杯咖啡、閱讀新聞或者淋浴，然後開始工作。在家工作應該加入指定的小休及午飯時間，假設工作時間是朝九晚六，早上11時、下午3時半各設一段15分鐘的小休時間，讓自己做歡喜的事情；1時至2時為午飯時間，放鬆一下，為自己叉叉電。
在家工作最容易令人分心的是「玩手機」，若果每次手機「叮」一次就去看，很容易打亂工作計劃。「大家可以嘗試設立四個check手機的時段，每次約15分鐘，例如早上9時及11時半、下午2時及6時，其他時間校至靜音模式，好讓自己專心工作，而需要即時回覆的工種，當然另作別論。」
