實用電郵英語｜To whom it may concern亂用易得罪人？職場電郵最常犯4大錯誤！｜Ken Ng

1. 沒有附加Greeting / Closing

一般來說，同事之間電郵溝通的規格不必太嚴格，但greeting 或closing是不可或缺的。 Greeting的用法不單只將電郵的風格定位，亦是禮儀上的需要，「Hi, Simon,」 和「Dear Mr. Lee,」語氣上的分別相差很遠。以下是適合同事間電郵溝通常用的greetings和closings例子：

Examples of email greetings：

• 「Hi, David,」
• 「Greetings,」
• 「Dear David,」
• 「Hello,」

Examples of email closings：

• 「Best,」
• 「Best regards, / Kind regards,」
• 「Regards,」
• 「With gratitude,」
• 「Many thanks,」

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2. 沒有清楚說明電郵有附件

鑑於每間公司使用的電郵供應商或服務系統有所不同，閱讀電郵時未必能清楚看到是否帶有附件。在趕急的情況下，很多人會忘記在電郵的正文裏說明郵件是帶有附件。若電郵是帶有附件，我們必需在正文裏提及此事。以下提供幾個簡單又實用的例子：

Simple Examples：

• 「The file is attached.」
• 「The attachment is enclosed.」

Longer examples:

• 「You will find the file attached along with this email.」
• 「Enclosed is the file in question.」

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3. 過分使用短寫

同事之間溝通的電郵短寫是可以接受的，但是我們一定要用一些conventional（常規的）abbreviation（縮寫），儘量不要加插一些不常見的短寫，過分的縮寫例如 「coz = because, u = you, ur = you’re / your」就要避免。以下是一些適當或通用的電郵短寫例子：

同事之間溝通電郵的常見短寫：

• ASAP：As soon as possible
• WFH：Working from home
• LMK：Let me know
• Y/N：Yes or No?
• IMO：In my opinion
• FYI：For your information

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4. 錯誤使用「To whom it may concern,」

同事之間溝通電郵不能用「To whom it may concern,」，不是因為formality（正規）出了問題，而是appropriateness（妥當性）。我們不知道電郵收件者的名字才會用此greeting。就算與不熟識的同事溝通，我們也應該有能力去弄清楚他們的名字，一來是需要有基本的尊重，二來做事需要妥當。但如果我們真的不能夠判斷收件人的身份時，使用這個 greeting才會變得適合了。

撰文：Ken Ng （KEN哥哥）