會議的45分鐘規則 星期一公司最不應該開會 | 生活趣談
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【生活趣談】其實,大多數人都不喜歡開會,因為會議太長,太無聊,太頻繁而且沒甚麼效果。這麼如果真的要開會,應該何時開?有研究人員表示,會議的真正問題在於,它們通常安排在最差的日子和時間,就是星期一早上。
撰文:Smart ED編輯部|圖片:unsplash | 資料來源:CNBC
開會要選對日子
作者Lynn Taylor認為,員工在周一早上是最富有成效的,所以重要的是不應該開會,分散了他們的注意力。
最重要的是,員工也可能在周一不在辦公室,因此當天安排的任何會議可能沒有太多人出席。
根據英國YouCanBookMe進行的一項研究,預約會議的最佳時間是周二下午2:30。
這不是發生在一大清早,也不是發生是本周較晚的日子。該團隊分析了來自200多萬條回覆的數據。
如果你不能在周二下午2:30安排會議。安排會議在午後,一周中的一天都是最理想的。
而最成功的商業領袖在會議上始終採用“B.L.U.F.”(bottom line up-front)方法。 B.L.U.F.主要是關於需要做什麼、誰將要做什麼以及什麼時候做。
如果您想充分利用會議,可以參考以下一些方法:
第一,要確定會議屬於哪個類別。
信息:用於發佈消息或讓團隊更新主題。
決策:這更多的是關於弄清楚每個人需要採取什麼行動,小組中完成是最有效(一旦會議有超過三到五個人,就很難做出決定)。
討論:這是討論問題和潛在解決方案的完美會議。
提出新主意:對於需要創意的會議,建議離開人們的舒適區、慣例和習慣。擁有更多參與會議的人,意味著人們有更多機會互相提供想法,這是一件好事。
第二,45分鐘的規則
半小時太短,前五分鐘可能都在閒聊,而一個小時的會議可能太長,所以四十五分鐘的會議就是最佳選擇。在這段時間,盡量想出80%正確而絕對可執行的解決方案。
第三,提前給人們開會的資料
如果你有會議的準備材料,你必須給人們一兩天的時間看,以免在開會的時間,要再花時間去研究去閱讀。
第四,有目的地開始會議並結束後有行動
在開始會議的時候,你要有所期望和目標,然後會議後,你會作出相對應的行動所配合,不要只是空口說白話。