業主立案法團｜職能權力、成立人數/步驟及查冊方法

業主立案法團職能

業主立案法團是根據大廈公契及《建築物管理條例》的法定規定而成立的獨立法人組織，並具備訴訟權。法團代表所有業主，負責管理大廈的公共地方，維護業主的權益，執行相關的權力、特權和責任，並有權委任或解僱物業管理公司職員，並監督其工作。

業主立案法團與業主委員會的分別

業主委員會（Owners’ Committee）是另一個經常被混淆的術語，它根據大廈公契成立，主要用於與物業公司溝通，但其意見不具法律效力，無權監督物業公司職員。如果一座大廈只有業主委員會而沒有法團，當有需要追究物管公司的不當行為時，業主委員會無法代表業主提起訴訟。

相反，成立業主立案法團的程序之一是委任管理委員會，該委員會擁有業主委員會的所有職能、權力和責任，並代表業主與法團進行溝通，負責召開法團業主大會。

成立業主立案法團的優勢

成立業主立案法團對業主帶來多重好處。在大廈內，業主眾多，各自擁有不同的意見，這可能導致難以達成一致的管理決策。然而，成立法團可以有效地管理大廈，代表業主就維修、清潔、保安、消防安全、人員僱用、保險等事宜做出決策，從而減少意見分歧。

此外，如果業主認為物業管理公司的表現不佳，或者需要追討款項，法團可以代表全體業主，強制要求物業管理公司提供內部資料，甚至提起訴訟。業主立案法團也可以協助追討欠款和損失，這對大廈的財務健康非常重要。

成立業主立案法團的步驟

成立業主立案法團需要按照一系列規定程序進行，以下是具體的步驟：

1. 由合計業權份數不少於 5% 的業主委任一名業主為召集人，召開業主會議。
2. 召集人需向全體業主發出最少 14 日的會議通知，並在大廈的公共場所展示通知，同時刊登在認可的報章上。通知需清楚列明開會日期、時間、地點，以及有關成立管委會、委任主席、秘書及司庫等職務的決議案。
3. 會議的法定人數為業主總數的一成。決議案需要得到合計業權份數30%或以上的業主支持，每個業權份數計為一票，必須獲得過半數的支持才能通過成立法團和委任管理委員會。
4. 所有委員必須在會議結束後的21日內向民政事務處或土地註冊處提交法定聲明，表示符合資格擔任委員。
5. 法團必須在會議結束後的28日內向土地註冊處申請註冊成為法團。

成立業主立案法團的人數

召集人需要確定通過過半數票的決議，以確定管理委員的人數。根據建築物的單位數，委員人數的規定如下：

• 如果建築物的單位不超過50個，委員人數應不少於3人。
• 如果建築物的單位數在50個以上但不超過100個，委員人數應不少於7人。
• 如果建築物的單位數超過100個，委員人數應不少於9人。

業主立案法團的職責與權力

法團主席本身並無法定權力，所有決策都需要經由管理委員會通過。管理委員會的成員由業主大會投票選舉產生，他們負責決策大廈的日常管理事務，包括聘用物業管理公司、核數師、大廈維修工程招標等。如果法團主席繞過管理委員會單獨作出決策，將違反《建築物管理條例》，需要承擔法律責任。

法團主席的職責包括：

• 主持法團及管理委員會會議
• 處理大廈管理及行政事宜
• 召開法團業主大會
• 代表法團處理對外事務

法團副主席的職責包括：

• 協助主席執行法團工作
• 如主席缺席，則代替主席主持法團及管理委員會會議

管委會秘書的職責包括：

• 安排開會前的通知及制訂議程
• 擬備及保存每次會議紀錄
• 設置業主登記冊，審核授權書，確保會議時有足夠的法定人數出席
• 向土地註冊處呈報變更登記資料
• 張貼每次會議紀錄於大廈的當眼處
• 接收退職的管理委員所保管的法團文件、紀錄、帳項及屬於法團的任何動產

管委會司庫的職責包括：

• 製備收支帳目及資產負債表
• 監管零用開支
• 保管入帳紀錄，以供核數師核算和業主查閱
• 擬具來年收支預算供法團周年大會討論

如果大廈的公契中明確指定，法團也可以設立其他職位，以更好地滿足管理和監督的需求。

業主立案法團查冊方法

欲查閱業主立案法團的紀錄，查閱人士需親自前往土地註冊處辦事處進行查閱。此外，查閱人士需要填寫業主立案法團服務付款表格，並支付《建築物管理(費用)規例》所指定的費用。業主立案法團的記錄分別存放於市區業主立案法團組及三個新界查冊中心，詳細情況如下：

• 客戶服務中心：港島、九龍及離島地區
• 大埔查冊中心：北區、西貢、沙田及大埔地區
• 荃灣查冊中心：荃灣及屯門地區
• 元朗查冊中心：元朗地區

如果查閱人士對業主立案法團所在地區不清楚，可以透過查閱香港及九龍和新界各區的業主立案法團索引進行確認。此外，查閱人士也可以聯絡各辦事處，以確定應前往哪一個辦事處獲取所需的業主立案法團記錄。