LegalX將檔案數碼化有效監察工作進度有助管理人員設立KPI

商業

Oct 15 2020

新冠肺炎疫情全球大流行，對社會各方面帶來極大影響，企業必須在避免員工受到感染的情況下，保持正常運作，可謂一大挑戰。這種情況令企業對遠端的協作平台需求大增，當然市面上也有不少現成工具可供選擇，又或者找科技公司因應工作流程設計軟件，但仍然各有弊端。雲端企業管理軟件LegalX由專業人士及科技專才創立，最初針對律師行及金融服務機構，但可以因應不同行業加入專屬設定，方便企業跨部門、團隊及地域進行協作。

撰文：經一編輯部｜圖片：新傳媒資料窒、iStock 圖片、圖片由受訪者提供

LegalX聯合創始人廖鎮宇（Gene）於英國杜倫大學取得法律學士，然後在內地清華大學攻讀法學碩士，畢業後返港在國際律師行工作多年，其後在證監會擔任法律顧問，對金融市場及企業併購方面擁有豐富法律及項目執行經驗。

Gene的哥哥、LegalX聯合創始人廖鎮豪（Justin）於英國倫敦政治與經濟學院完成大學課程，畢業後返港，在摩根大通的投資銀行部任職多年，其後在基金管理公司負責私募（Private Equity）及風險投資（Venture Capital）的工作，曾在大中華地區及海外完成多個項目，有逾15年的金融及投資經驗。兩兄弟在法律及金融界工作多年，深切體會業界的痛點，市場現有的工具，或者由科技公司設計的軟件，均未能解決問題，因而萌生創業念頭。

LegalX將檔案數碼化有效監察工作進度有助管理人員設立KPI — 新冠肺炎疫情令企業營運備受影響，對於遠端的協作平台需求大增。

資訊分散易洩密

Gene說：「以處理一宗收購合併為例，要由不同範疇的專業人士合作才能成事，故需要一個讓各方可以同時協作的平台，才能於指定時間內順利完成工作。」疫情影響之下，人與人避免接觸，業界主要使用科技公司設計的軟件、現成的協作平台及即時通訊軟件工作，但這些工具各有不足之處。由科技公司設計的軟件，雖然是依足工作流程設計，但欠缺彈性，例如步驟一至七，無法增刪或調亂次序。

至於現成的協作平台，主要方便員工與員工之間分享檔案，並非因應每間公司的工作流程而設計，而且這些平台主要是美國公司的產品，不會為個別企業進行微調，也有部分軟件被內地禁用，令中、港兩地員工無法一起協作。即時通訊軟件的保安問題成疑，在此分享或傳送機密文件，容易導致洩密，而且重要資料分散，無法將之集中，增加工作難度。

兩兄弟於2017年中已有構思，並於2018年底正式成立公司，由用家角度出發，找來科技專才，設計出一個能夠解決業界痛點的平台LegalX。LegalX於2019年8月正式推出，最初針對律師行及金融服務機構而設計，結合了線上文件編輯及檔案管理；項目及日曆管理；即時通訊；視像通話及會議；加入神經語言規劃（Neuro-Linguistic Programming，簡稱NLP）的搜尋器；以及高度的安全性。

逐一拆解痛點

LegalX能夠協助業界解決五大痛點，首先是在方便與安全之間取得平衡，愈方便的協助平台，保安問題愈嚴重，LegalX設計既安全又方便。其次是將訊息集中處理，避免資料散落在不同的手機應用程式（App）或者電郵，大大減低洩漏機密資料的危機。第三，律師行及金融服務機構的員工，需要處理很多重複性的工作，LegalX可以將之自動化，騰出人力資源進行高增值的工作。第四，專業機構經歷多年時間發展，擁有大量檔案及文件外，找尋資料相當費時失事，LegalX將檔案數碼化，用戶可以透過加入NLP的搜尋器，隨時翻查相關資料。

除了內部文件，LegalX還可以因應公共的數據庫，例如港交所、深交所的數據進行分析，從而提升工作效率。最後，專業機構處理大量機密文件，LegalX方便管理層設定權限，可因應團隊、部門、個人，甚至仔細至就每個文件夾檔案設定權限。

Justin說：「LegalX可協助監察工作進度，每個步驟設立KPI，讓管理人員了解項目狀態，遇有阻滯即時解決問題，提升風險管理程度，避免工作延誤，也有助提升生產力。」兩兄弟創業之初，原本旨在利用大數據進行分析，然而要做分析先要有數據，於是先建構LegalX平台，收集各式數據，再進行對企業營運及管理具有價值的分析。

邊做邊建立流程

過去多年的工作經驗，令兩兄弟深明用家之苦，於是從用家角度出發，設計出簡易操作的LegalX，他們特別聘請UX（User Experience，用戶體驗）及UI（User Interface，用戶介面）的設計師，確保任何人均能操作，毋須專業的科技知識。

由科技公司協助設計的軟件，一般不夠人性化，LegalX容許用戶擁有更大彈性，在日常工作的過程中，建立起專屬的流程，這樣最能夠貼合企業所需，也是該平台的最大賣點。Gene說：「工作流程可能是步驟一至七，LegalX容許用戶隨時加插3.5這個步驟；律師行注重公曆日（calendar day）及工作天（business day），系統可以自動調整及計算，省卻人手出錯，並且設有指示功能。」

LegalX於2019年中甫推出，便獲內地一間大型律師行成為首個付費客戶，並且陸續吸納數間企業客戶，主要是律師行及金融服務機構，她們都是中至大型企業，企業員工數目由數百至逾1,000名。LegalX是SaaS（Software as a Service，軟體即服務）的模式，企業因應使用時間及用戶人數付費，用戶登入雲端系統，便能隨時隨地使用服務。

Justin說：「LegalX基本上不設最低入場門檻，不過設計本身針對需要處理大量文件的企業，員工數目在十名以上的企業較為合適。」雖然LegalX最初針對律師行及金融服務機構而設計，其實也適用於不同行業，可以因應行業特性及企業需要作出調整，故公司下一步計劃吸納更多類型的企業客戶。

Gene說：「社會不斷變遷，客戶要求愈來愈高，人力及租金成本不斷增加，長遠來說，企業收入難以追上成本的增幅，LegalX可以替企業節省成本，吸納更多生意，從而增加收入。」LegalX由數名創始人的私人資金成立，取得創新科技基金，現時是數碼港的培育公司，並於今年初完成種子輪融資。

為大灣區企業創造價值

LegalX於推出之初，已經面向中、港兩地企業，今年初在深圳設立分公司，進一步拓展業務。Gene說：「以專業服務公司而言，於香港及深圳兩地設立據點，基本上已能接觸大灣區絕大部分的潛在客戶，下一步我們考慮進入上海，這樣便能夠覆蓋全國。」兩兄弟憑藉多年在律師行及金融服務機構工作多年經驗，而設計出LegalX，平台本身結合了香港公司的管理智慧。

Gene說：「當內地公司使用LegalX，能夠從中學習香港公司的管理理念及工作經驗，從而提升服務質素。」由於內地幅員廣濶，專業服務公司每次遇上難題都是「見招拆招」，未必能夠將經驗總結及累積，透過LegalX，她們可從工作流程中學習，優化未來的工作項目。

Justin說：「內地企業現時傾向注重B2C的層面，淘寶、天貓的客服水準極高；至於B2B的層面暫時仍被忽略。」LegalX的介面設計，令每項目工作的流程更加透明，企業員工每完成一件工作，即時更新進度，有助時間管理及提升效率。Gene說：「香港金融行業的服務，屬於世界頂尖級數，我們希望能夠為香港出一分力，令香港保持競爭力，同時為大灣區甚至全國的企業創造價值。」