職場︳如何成為一位好主管 3大特質建成功職場（上）

首先，一個好主具備以下三大特質。
好主管特質一：坦誠溝通與帶有同理心的傾聽：Kim Scott在其著作《Radical Candor》提出兩個溝通的關鍵元素，包括直接挑戰及個人關懷。

表現同理心

當這兩者結合時，主管能夠在提供誠實且具建設性反饋的同時，展現對團隊的真誠關懷。
例如當某位員工的表現未達到預期時，具備良好溝通技巧的主管，會直接指出問題。他們會坦率地說明需要改進的地方，並提供明確的指導來幫助員工成長。
這種直率的表達方式確保溝通的透明度，避免誤解，使團隊成員更容易理解主管的期望。
然而，僅僅要求員工改進還不夠。優秀的主管會在給予直接反饋的同時，表現出同理心，傾聽員工的個人感受、需求和發展目標。

結合坦誠與關懷，主管可以向員工表明他們是被重視和支持的。
如何提升溝通技巧：坦誠與同理心呢？有以下五個步驟。
步驟一：清楚指出問題。
情境：你注意到員工Alex，這次未能按時完成項目。
應對方法：具體指出問題，準備好與Alex討論，而非泛泛而談。
步驟二：使用直率且誠懇的語言。
情境：你安排一次私下會議與Alex討論。
應對方法：直接說明表現問題，例如說：「Alex，我注意到你最近錯過了幾個項目的限期。我們來討論一下原因吧！」
步驟三：透過積極傾聽，展現同理心。
情境：Alex解釋他在工作負擔上感到壓力。

應對方法：不打斷對方說話，表明你理解和重視他的觀點。
步驟四：提供支持與解決方案。
情境：你發現Alex需要幫助調整工作事項。
應對方法：共同制定解決方案，例如調整截止日期或建立優先事項清單，展現主管對員工的支持。
步驟五：定期跟進。
情境：執行解決方案後，定期了解進展。
應對方法：安排定期檢查，強化你作為主管的角色。
藉由結合坦誠與同理心，優秀的主管能夠利用良好的溝通技巧，創造令人安心的職場環境。這種應對方式鼓勵員工正面接受反饋，做出必要的改進，同時感受到團隊的尊重。

設立明確任務與目標

好主管特質二：設立明確任務與目標：心理學家Chip Heath和Dan Heath強調：「表面上的抗拒，常常源於缺乏清晰的目標。」許多障礙往往源於指令不清。

舉例來說，如果主管告訴團隊：「我們需要讓社群媒體更具吸引力」，這種模糊的指示，可能讓員工感到困惑。
好主管會運用有效的溝通技巧，清晰表達具體且可衡量的目標，例如說：「我們希望本季度提升社群媒體互動率20%。」
這種清晰的指示，幫助團隊成員理解自己的角色任務，並將努力與公司的目標對齊。
此外，目標的清晰程度可能因管理層級而異。初級主管可能著重操作性任務；而高級主管則專注於更廣泛的願景與策略。

打造高效工作環境

無論層級如何，清晰溝通有助打造高效的工作環境，並賦予員工能力實現目標。
如何提升溝通技巧：清晰性。
步驟一：清楚定義目標。

情境：你希望提升公司的社群媒體互動。
應對方法：清楚界定具體目標，例如「我們的目標是在下一季度內，提高社群媒體互動率20%。」
步驟二：將目標化為可執行步驟。
情境：你已設定互動目標，但團隊不確定如何實現。
應對方法：提供詳細的行動計劃，例如每週發布三篇吸引人的貼文，每天回覆評論，以及每月舉辦一次線上答問（Q&A）活動。
步驟三：傳達期望。
情境：目標與行動計劃已明確，但團隊成員仍有疑問。
應對方法：召開團隊會議，明確傳達期望，說明每人負責的任務及成功的標準。
步驟四：鼓勵提問與反饋。
情境：團隊成員可能在會議中不願提問。

應對方法：營造開放環境，例如：「請隨時提出問題或分享對於角色的任何疑慮。」
步驟五：監控進展並適時調整。
情境：執行計劃數週後，發現互動並未如預期改善。
應對方法：安排後續會議，檢視進展、討論挑戰，並根據反饋與表現數據調整策略。
透過清晰地定義任務與目標，優秀的主管能夠讓團隊有效地共同努力。這種方法不僅確保每個人清楚自己的期望，也能促進團隊內的責任感與動力。下期再談好主管特質三。