理光智能辦公方案 適應工作新常態
撰文：經一編輯部｜圖片：新傳媒資料室
工作間的主要作用是讓員工聚在一起，方便討論協作，隨著科技發達，不同的網絡工具可以將員工連繫起來，因此工作未必再需要在實體辦公室中進行。嚴創基說：「遙距工作、營運流程自動化等成為疫症下的工作新常態，加上物聯網（IoT）應用日趨普及，對智能辦公室的需求持續增加。」
業務流程自動化
理光香港近日推出「3Smarts智能工作間服務」，包括智能工作間方案（Smart Workplace）、智能化業務流程（Smart Process）和智能數碼設備（Smart Technology）三方面。智能工作間方案（Smart Workplace）是將工作間的硬件設備連繫起來，讓員工之間快速溝通，減少行政工作及爭拗。以預約會議室為例，在一般情況下，員工根本無法掌握各個會議室的使用情況，找尋合適的會議室這個過程，經已浪費不少人力物力。
若在各會議室加設感應器，配合軟件使用，員工隨時可透過對話機械人預約，只需要提供與會人數、日期及時間，系統自動配對合適的會議室。預約成功後，系統自動將相關會議室顯示為「使用中」；完成會議後，人們離開會議室，照明及空調系統自動關掉。
至於智能化業務流程（Smart Process）方面，理光香港透過高效流程自動化（Workflow Automation），可協助企業以低成本把大量數據整合自動化，例如將網上訂單整合，擷取不同資訊，從而製作各式報表。
理光香港的自動化電子系統可以應用於管理人力資源，包括員工檔案、薪酬、假期、報稅，以至離職記錄管理自動化。員工亦可透過智能電話或瀏覽器，申請假期、查閱年假結餘及下載糧單，全面實施無紙化操作，提升日常業務管理的靈活性，讓員工騰出更多時間去處理其他較繁複的工作。
物聯網有助抗疫
智能數碼設備（Smart Technology）方面，企業可以使用更多智能化數碼設備，例如理光香港雲端系統的「互動電子白板」、視像會議、印刷等技術。理光香港的雲端視像協作服務，可結合自家研發的「互動電子白板」使用，該方案不設會議時間限制，並允許最多100人參加上線會議。
與會者可於「互動電子白板」儲取檔案，進行繪圖和標記等協作，會議後即時把檔案傳送，方便在辦公室以外接收資訊。此外，辦公室可以加入物聯網智能感應設備（IoT Devices），加強辦公環境管理，包括照明系統、溫度，甚至空氣質素；也可以加強防疫體溫篩檢，監測與識別員工及訪客的健康狀況。
中小企照單執藥
以上三方面的智能化，主要透過雲端進行，近年雲端應用愈趨廣泛，市面上也有免費的雲端應用程式，但未必完全符合企業的個別需求，例如大企業的工作流程，可能需要重重審批，還要因應不同資料設定權限，故需要服務供應商度身訂做。「免費軟件一般未能全面保障網絡保安，也未能進行定期維護，例如設立防火牆，持續監察網絡穩定性，包括有沒有駭客入侵、流量有否異常，以及是否容易斷線。」大型企業往往需要客製化的服務，由專業顧問了解企業情況，然後制定合適的軟硬件方案。
至於中小企，理光香港推出各種現成的服務方案，方便經營者「照單執藥」，費用按使用期間、使用人數或用量計算。近期較受中小企歡迎的服務包括雲端備份方案，中小企一般不太注重備份，理光香港的方案可以協助企業定時備份，並且儲存在雲端。
此外，疫情令人轉向網上平台，不少企業發展網購，隨著生意增長，發單工作變得繁重，理光香港設有智能電子帳單（i-invoicing）服務，協助中小企發單，同時管理客戶資料。較早前政府推出兩輪抗疫基金，其中包括「遙距營商計劃」（D-Biz），協助企業利用資訊科技開拓遙距業務，理光香港加入了服務供應商參考名單。
「『遙距營商計劃』涵蓋12個資訊科技方案類別，其中不少是理光香港的專長，因此我們接到不少查詢，尤其是雲端文件管理方案，帶動生意增長。」除了「遙距營商計劃」外，政府推出的科技券和法律科技基金，均能協助中小企升級轉型，理光香港亦能從中受惠。
見證辦公室變化
嚴創基於1992年加入理光香港擔任財務總經理，當年互聯網剛剛興起，電腦仍未在辦公室普及，他見證了辦公室的變化。上世紀80年代，開始出現圖文傳真機，最初體積像一部洗衣機，而且雙方是同一品牌才能溝通，當年是先進的科技，但已於10多年前消失。以前的影印機是模擬模式，配備機械鏡頭，至90年代初數碼化，並於90年代末出現彩色影印機。
2005年以後，應用軟件開始流行，包括各式文件管理方案、工作流程方案，同時開始走向網絡化。「近期流行視像通訊，以影像取代文字，另一趨勢是無紙化，工作流程完全在網上進行，由始至終毋須使用紙張。」
至於未來的辦公室，嚴創基認為共有三大趨勢，包括5G、大數據及人工智能（AI），5G令視像通訊更加流暢，不少工作可以遙距完成，例如醫生進行遙距手術。大數據科技協助各種分析，人們不再需要做重複的工序，而是因應分析構思更佳創意；AI能夠不斷學習， 工作自動化速度將進一步提升。
