【中小企報稅與稅務優惠】Freelancer都要申請商業登記證 單據要保留多少年？
撰文：經一編輯部｜圖片：新傳媒資料庫、Shutterstock、iStock
freelancer都要申請商業登記證
中小企的規模可以相差很大，由一人至數百人均可以是中小企，較有規模的通常成立私人有限公司。 事實上，任何人經營業務以賺取收入，包括freelancer/slashie， 不論是否成立有限公司， 都需要申請商業登記證 （俗稱BR）。 如自僱人士不成立有限公司，可選擇以獨資或合夥經營形式經營業務。 兩人以上可以選擇成立合夥經營（partnership），倘若只有一人的超微企，通常是獨資經營（sole proprietorship），這兩者均不是有限公司，沒有股本且持有人需承擔所有責任。
利得稅VS個人入息課稅
一般而言，有利潤的獨資/合夥業務需要每年繳納利得稅，計算利得稅稅款的方法，是將該課稅年度賺取的收入，扣除合資格的支出及扣除項目，以及作出相應的稅務調整後，以標準稅率（15%）計算。
稅務局於2018/2019課稅年度引入利得稅兩級制，合資格利得稅納稅人首200萬元應稅所得額（taxable amount）可按適用標準稅率減半計稅。 非法團業務（獨資/合夥業務）的適用標準稅率是15%，減半後為7.5%，而法團業務（如有限公司）的適用標準稅率是16.5%。
香港會計師公會稅務師會執行委員會成員楊澤志說：「所有利得稅納稅人都可選擇按兩級制評稅，唯每集團或自然人只能選擇名下其中一個集團企業或者業務享受這個優惠。換句話說，若同一位自然人通過成立不同有限公司處理其不同業務，而這位人士是這些有限公司的主要股東，當中只有一家有限公司可享受兩級制評稅。」
獨資/合夥經營的合夥人除了申報利得稅，還可選擇個人入息課稅。這方法是將個人應繳的薪俸稅、利得稅和物業稅的入息混合計算。個人入息課稅的好處是每一個單項會先計算其應稅所得額，之後才合併計算納稅人的稅務負擔。 在計算稅務負擔時，納稅人還可享有薪俸稅的免稅額，包括個人、子女、供養父母，以及2019年推出的自願醫保、延期年金等。
另外，如納稅人在獨資/合夥業務中錄得虧損，在合併計算時，這虧損便能與其他收入對沖才計算稅務負擔。 獨資業務與合夥企業中的合夥人是否應該選擇個人入息課稅？納稅人需要自己衡量，就像薪俸稅，比較個人或夫婦合併報稅較有利，由自己計算並在填報報稅表時作出選擇，稅務局不會為納稅人做決定。
個人性質的開支不能用作稅務扣減
「有限公司與合夥/獨資經營業務報稅時的可扣除項目存在一些差異，《稅務條例》訂明，屬於個人性質的開支不能用作稅務扣減，因此支付與獨資/合夥經營的合夥人本人及其配偶的工資不能作為扣稅支出。至於有限公司的主要股東及董事，而他有份參與該公司的日常運作與管理，於計算利得稅時可以扣減支付合理董事袍金及工資予這位身兼董事的股東。」
納稅人的作業工具與場地並非完全用作經營業務，譬如使用居所作為辦公室，非用作經營業務的開支，需要在計算應課稅利潤時剔除，稅局一般接受一個合理比例的費用作為扣稅基礎。 例如鋼琴老師在家設立琴室以作教琴之用，這名老師就可以按琴室與單位的比例來計算可扣稅租金；而家中其他地方並不是用於產生應課稅收入的活動，一般而言，稅局不會接納這部分的租金為可扣稅支出。
至於固定資產，《稅務條例》訂明，納稅人需要按照稅務折舊率來按年計算可扣稅金額，但一些特定固定資產，如電腦，《稅務條例》容許納稅人在購置當年全數扣稅。
「經營業務衍生各種各樣的開支，但這些開支必須與產生應課稅收入有直接關係，金額也必須合理，否則稅務局有權對可扣稅金額作出調整。最壞的情況是稅務局懷疑所申報資料的真確性並對納稅人作出詳細稅務調查，這可以是一個漫長的過程，所以納稅人緊記要正確與及時地作出稅務申報。」
以保險代理為例，需要經常相約潛在客戶見面，介紹保險產品，飯聚的費用可算是合理的交際費開支，然而數目必須合理。若每年生意額僅20萬元，但交際費用達10萬元，稅局便有可能認為有關費用不合理，並要求納稅人作出解釋。
保留單據至少7年
「稅務局擁有所有全港納稅人的稅務資料，猶如一個龐大的數據庫，對於企業的帳目有一定了解，能掌握每種開支佔整體成本的比例範圍，故中小企申報扣除項目的大前提是合法合理。」
《稅務條例》對於備存紀錄也有特定要求，經營業務產生的開支需要詳細記錄，並且保留至少七年，稅局有權要求納稅人提供資料，包括相關賬目的紀錄，以及單據作審閱。 「納稅人應保留單據並作出妥善整理，每次收到單據，最好以電腦或紙筆記錄，列明開支與哪宗生意有關；留待年結前才一次過整理，往往需要花更多時間及精力去處理賬目。」
若每次均整理單據，經已是一盤簡單的流水帳，再找會計朋友幫忙看看，作出會計與稅務上的調整，調整後的賬目便可以用來報稅，稅務局並無要求獨資/合夥經營人士聘請執業會計師整理帳目。
「《稅務條例》近年改動了不少，稅務局對納稅人的合規要求亦愈來愈高，當然中小企也不例外。如果是獨資/合夥經營，清楚及詳細記錄各項開支是基本要求；如需聘請會計師協助時，應以專業為選聘原則，了解《稅務條例》和稅務局的最新要求尤其重要。」
如果稅務局發現納稅人的賬目混亂，當中涉及不正確的陳述，稅務局可引用《稅務條例》中的罰則向納稅人徵收罰款甚至起訴，罰款最多是相當於少收稅款的三倍，也有納稅人因逃稅行為被判入獄的案例。 「納稅人接受稅務調查期間，過程漫長而折騰，身心均可能承受極大壓力，結果或有需要聘請更有經驗的會計師整理賬目，甚或聘請律師辯護，隨時得不償失。」
疫境下稅務優惠：豁免附加費
新冠肺炎疫情令社會無法正常運作，也影響不少中小企的生意，稅務局宣布以下數項措施紓緩企業的困境。 今年4月至6月到期繳付的2018/2019課稅年度的薪俸稅、個人入息課稅及利得稅第二期稅款，或2018/2019課稅年度稅單於本年4月至6月才到期的稅款，繳稅限期自動順延三個月。
若因財政困難，獲得稅務局批准分期繳付於2019年12月至2020年12月間發出的2018/2019課稅年度薪俸稅、利得稅及個人入息課稅稅單的納稅人，如能依期繳交所有分期款項，則可獲豁免徵收附加費，豁免期以稅單的繳稅期限日起計的一年為上限。 此外，2018/2019課稅年度的稅單，包含了2019/2020年度的暫繳稅。
若納稅人2019/2020年度利潤減少超過一成，可向稅務局申請暫緩繳納這部分或者全部的暫繳稅。 政府先後推出兩輪抗疫基金，合資格的中小企亦可申請，基於現行稅例，這些收入應視為企業的應課稅收入，然而政府正草擬將有關援助定性為免稅收入。
