疫境「智」勝｜WFH保持效率Tips 揀啱協作工具+手機自動連接公司電話朝早仲要做1件事

中小企

Apr 14 2022

第五波疫情至今，大家對在家工作已不陌生，甚至會開始發現長時間WFH並不如想像中輕鬆，反而是難以保持高效率。今次，我們便介紹4大WFH Tips予一眾讀者，教大家如何提升自己的工作效率，同時輕鬆與公司同事和客戶保持聯繫，讓WFH的日子亦能維持Work Life Balance。另外，我們亦會介紹幾個優惠方案，只需低廉月費就可以換來高效率。優惠期內購買，更可獲總值高達$6000的禮物！不想錯過就記得看到最後！

Tips 1：選擇合適的協作工具避免溝通引起的誤會

大家各自在家工作，要讓每個人都可同時編輯文件、輕易交收檔案相當重要。每人輪流編輯，再靠WhatsApp傳來傳去，衍生多個版本之後往往容易造成混亂，亦會令團隊協作的效率降低。今次介紹的兩個協作工具——Microsoft 365和Google Workspace各有特色，可以幫助大家提升工作表現。

Microsoft 365豐富文書編輯功能

Microsoft 365有最新版本的Word、Excel、PowerPoint等常用Office Tools，是日常編輯文件報告的好幫手。配備網頁和App版本，方便隨時隨地以不同裝置使用。另外，Microsoft 365亦為每個用戶配備高達1TB雲端儲存空間，讓你輕鬆共享檔案。加上開會常用的Teams、電郵服務Exchange等工具，Microsoft 365特別適合平日要處理大量文書工作的中小企員工。

每月只需HK$168起即享M365強大功能+ 5G 8GB SIM！按此跳往相關段落

Google Workspace超大雲端儲存容量

而Google Workspace方面，同樣備有Doc、Slides、Sheets等即時編輯通訊工具。配合可以公司專屬電郵地址使用的Gmail和高達5TB雲端儲存容量，Google Workspace特別適合需要共享大量檔案的中小企，例如創意媒體產業的公司。加上Google Workspace結合了AI，設有智能撰寫為用戶提出內容建議等功能，絕對是提升效率的好幫手。

每日只需HK$138起即享Google Workspace + 5G 8GB SIM！按此跳往相關段落

Tips 2：手機連接公司2字頭電話其實唔難

在家工作的另一個難題，就是不知如何全面連接Office的2字頭公司電話到自己的手機。想聯絡同事，又未必知道同事的私人手提電話; 想聯絡客戶，對方又可能因為來電號碼不明而拒接。連接公司2字頭電話看似複雜，其實不必！只需要一個App就可以，以HKT On-the-go手機App為例，它可用作隨身的Office Line，接聽公司電話的來電和留言信箱，避免漏接。On-the-go App更可在打出電話時顯示公司的2字頭電話號碼，讓客人容易辨認，保持專業形象。

現在，只要選購HKT指定的協作方案，便可獲送 On-the-go 手機 App！按此跳往相關段落了解更多

Tips 3 朝早要做1件事 5分鐘會議迅速Catch up

在家工作時，難以察覺同事正面對的困難，或是一些潛在需要處理的問題。及早發現這些問題，能提升公司各類Project的進度。每天早上或隔日早上，開一個花5分鐘的快速會議，讓同事簡單匯報當日的工作內容，若有任何問題或困難可即時提出，促進同事之間的資訊互通，提升合作效率。

上述提到的協作工具Microsoft 365和Google Workspace均備有線上會議功能，無論手機或電腦上都可使用，每次會議更可容納高達500人，開會無難度之餘亦可用作舉辦webinar等活動。

Tips 4 好好計劃工作區分工作和休息時間

在家工作另一個最常遇到的狀況，就是工作與生活的界線模糊，缺乏規律。由於在家工作有更多彈性，部分人或會食無定時，工作和休息時間不定。每日利用Microsoft 365 Outlook Calendar 或Google Workspace的Calendar好好規劃一日要處理的事項並區分清楚工作和休息的時間，才能保持長期高效工作。

另外，大家亦可以善用一些像HKT On-the-go的手機App，設定接聽工作來電的時間，令工作與生活可維持平衡。