身為上司如何撰寫推薦信？寫推薦信時須留意4個部分｜Ken Ng

撰文：Ken Ng （KEN哥哥）

今期想教身為僱主或上司，如何有效地撰寫一封到點的推薦信。

可在範本中稍修改字眼

1. 參考僱員提供的範本：為增加僱主或上司願意寫推薦信的機會，很多員工也會附上一封推薦信的範本，以減少僱主或上司的工作量。

假設僱主收到一封推薦信的範本，請不要感覺被冒犯，因為尤以在西方職場文化中，這種行為反而是有禮貌的做法。當然僱主可以考慮不跟從，但如果想從簡的話，可以在僱員或員工所提供的範本中，再稍作字眼上的修改便可以。

2. 自行撰寫沒有提供範本：一封有效的個人化推薦信，可以簡化為三至四個部分。以下會提供各個部分的參考範本。

Part 1：Recommendation（推薦的說話）

Letter of recommendation是你對推薦人的能力有所肯定，應把這個想法在第一句直接寫出來。

• 例子一（倘若知道推薦人申請的職位）：「It is my distinct pleasure to wholeheartedly recommend Mr./Ms. Lee for the position of editor at Company X.」
• 翻譯：我非常之高興地推薦李先生/李小姐在Company X為任編輯的一職。

Part 2：Strengths（優點）

第二部分則要提及推薦人的優點。以下有一些常用的優點供僱主作參考。

包括：Competent problem solver（解決問題能力高）、Self-motivated worker（自我激勵的員工）、Great communicator（是個一流的溝通者）、Ability to listen to others（是個好的聆聽者）、Punctual（守時）、Accountable（有責任感）、Eliable（能夠依賴的人）。

Part 3：Your relationship with the person（你跟推薦者的關係）

此部分能夠證明推薦人在公司任職期間，是有用心建立人際關係，不只是打份工、出份糧這麼簡單。與此同時，亦暗示了推薦人在前公司，是一位令別人留下印象深刻的人。以下有一些可參考的寫作內容：

• 例子一：What was the most impressive story about the person?
• 翻譯：推薦人曾經做過甚麼，令你留下深刻印象的事情？
• 例子二：What is special about the person?
• 翻譯：你認為推薦人有甚麼特別之處？
• 例子三：What would you rely on the person for, and why?
• 翻譯：你一般會依賴推薦人的事項，以及有何原因？

Part 4：Closing and Contact Information（結尾和有關聯絡方法）

只需要寫下一句簡短的說話，以及提供閣下的聯絡方法便可以了。

• 例子：「If you need to get a hold of me for more information regarding Mr./Ms. Lee, I would be happy to provide you with more details. I can be reached at [email protected] or by telephone（852 XXXX XXXX）.」
• 翻譯：我很樂意為你提供更多關於李先生/李小姐的詳情。你可以直接聯絡我，電郵[email protected]，電話（852 XXXX XXXX）。

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